PIF (Product Information File) é o dossiê técnico obrigatório para qualquer cosmético vendido legalmente na União Europeia.
Uma vez que um produto cosmético esteja em conformidade com o Regulamento (CE) nº 1223/2009, ele pode ser comercializado livremente em todos os países da União Europeia.
Essa é uma das grandes vantagens do mercado europeu: um único marco regulatório, aplicável a todos os Estados-Membros.
Mas aqui vai uma pergunta que muitos evitam encarar com franqueza:
Seu PIF está mesmo atualizado, completo e conforme o Regulamento 1223/2009?
Neste artigo, mostramos os principais pontos que avaliamos em um diagnóstico técnico de 24 horas realizado para uma marca brasileira que já comercializava seus produtos na Europa. O caso é real — e ilustra como erros sutis podem colocar toda uma linha cosmética em risco de sanção ou retirada do mercado.
O que é o PIF e por que ele precisa estar sempre atualizado?
O PIF (Product Information File) é o Expediente de Informação do Produto Cosmético exigido pelo Regulamento (CE) nº 1223/2009 da União Europeia. Ele deve conter todos os documentos que comprovam a segurança, composição, processo de fabricação, rotulagem e conformidade legal do produto.
O que deve estar presente no PIF:
- Avaliação de segurança assinada por profissional qualificado
- Descrição completa da fórmula e das matérias-primas
- Dados de fabricação e controle de qualidade
- Evidências das alegações cosméticas
- Modelo de rótulo com tradução válida para o(s) país(es) da UE
- Histórico de efeitos indesejáveis (caso existam)
⚠️ Importante: O PIF não é um documento estático. Ele deve ser revisto e atualizado sempre que houver alteração na fórmula, fornecedor, rotulagem, dados toxicológicos ou nova evidência científica relevante.
O caso: o que encontramos em um PIF já existente em apenas 24h
Uma marca brasileira nos procurou para revisar o PIF de dois produtos que já estavam sendo distribuídos na Europa. O expediente havia sido elaborado há dois anos por uma consultoria anterior e, aparentemente, estava em ordem.
Mas bastaram 24 horas de revisão técnica para encontrarmos as seguintes inconsistências:
1. Fórmula divergente do real
A fórmula registrada no PIF não correspondia ao que estava de fato sendo fabricado — o fornecedor havia mudado três ingredientes ativos e isso não havia sido refletido na documentação.
2. Parecer de segurança desatualizado
O Avaliador de Segurança não havia considerado a exposição cruzada entre produtos da mesma linha (uso combinado), o que invalida o cálculo toxicológico de segurança em uso previsto.
3. Rótulo com termos proibidos
O modelo de rotulagem incluía alegações como “hipoalergênico” e “sem químicos”, sem evidência documental que sustente essas promessas — violando o Regulamento (UE) 655/2013.
4. Ausência de versão local do PIF
O distribuidor europeu não possuía uma cópia do expediente em idioma oficial do Estado-Membro onde o produto era vendido — ponto crítico em caso de fiscalização.
As consequências de manter um PIF desatualizado
- Multas administrativas (podem ultrapassar 20 mil euros por infração)
- Bloqueio da comercialização em todo o mercado europeu
- Sanções à Pessoa Responsável (RP) e ao distribuidor
- Reputação comprometida com canais e marketplaces
Mesmo com um CPNP válido e produto sendo vendido, a autoridade europeia pode exigir o PIF a qualquer momento — e se houver falhas, a marca será responsabilizada por colocação irregular no mercado.
A solução aplicada: atualização estratégica e nova abordagem de conformidade
Nosso time técnico refez:
- A avaliação toxicológica, com cálculo de exposição combinado
- O mapeamento de fornecedores e fichas de ingredientes (TDS, SDS, CoA)
- O modelo de rótulo com base nos critérios de alegações da UE
- O layout e a versão multilíngue do PIF para acesso da RP e autoridades locais
Todo o material foi revisado com foco na norma viva: não basta estar conforme no passado — é preciso estar pronto para responder hoje.
Como saber se o seu PIF está realmente em conformidade?
Faça estas perguntas:
- Seu avaliador de segurança considerou o uso combinado dos seus produtos?
- O rótulo do seu produto está alinhado com o que está no PIF?
- Você tem evidência técnica de todas as alegações que faz?
- Seu distribuidor ou RP tem cópia atualizada do expediente?
Se alguma dessas perguntas causou dúvida — seu PIF pode estar incompleto ou desatualizado.
Conclusão: conformidade não é um arquivo, é um processo
PIF não é burocracia — é o alicerce da sua permanência na Europa.
E como qualquer alicerce, ele precisa de manutenção técnica e estratégica.
Não espere uma notificação oficial para descobrir falhas que podem custar sua operação.
Quer saber se seu PIF está mesmo em conformidade?
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Saiba mais sobre o autor deste artigo: Alex Braghini Monteiro, Coordenador de Conformidade Internacional em Cosméticos na União Europeia | 15+ anos trazendo Marcas Brasileiras ao Mercado Europeu com Segurança Jurídica. LINK DE MI PERFIL DE LINKEDIN.
